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Newsletter Nr. 2/2015 (intern)

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,

im Frühjahr 2010 wurde das Projekt Migration Campusmanagement (Projekt MCM) an der Universität zu Köln durch das Rektorat initiiert. Über fünf Jahre lang haben Kolleginnen und Kollegen aus Fakultäten, ZfL und den beteiligten Verwaltungseinrichtungen, Personalräte und AStA das Projekt in Ausschüssen und Teilprojekten begleitet. Nach einjährigem Pilotbetrieb im Master of Education ist es nun soweit: Die hochschulweite Inbetriebnahme von KLIPS 2.0 mit den neuen Studiengängen hat mit der zweiten Belegphase zum Wintersemester 2015/16 am 11. September 2015 begonnen.

KLIPS 2.0 wird ab dem kommenden Semester von fast allen Erstsemester-Studierenden zur Planung und Verwaltung ihres Studiums genutzt; darüber hinaus von allen Fachwechsler/innen und Wechsler/innen in die neuen Studiengänge.

Details zur weiteren Planung des Übergangs (KLIPS 1 → KLIPS 2.0) sowie einen Überblick über den Projektstand erhalten Sie im folgenden Newsletter.

Rückfragen, Kritik oder Anregungen nehmen wir jederzeit gerne per E-Mail entgegen.

1 (Teil-)Projektübergreifende Themen

Abbildung der reakkreditierten Studiengänge in KLIPS 2.0

Bis auf wenige Ausnahmen werden alle reakkreditierten Studiengänge mit KLIPS 2.0 verwaltet. Von den ca. 335 Studiengängen konnten die meisten bis zu Beginn der zweiten Belegphase abgebildet werden. Dies ist, bei dem zum Teil sehr ambitionierten Akkreditierungszeit-lauf, eine beachtliche Leistung des Teams Modellakkreditierung, der Fächer und des KLIPS-Teams. Für die rund 340 Studierenden, die in noch nicht abgebildeten Studiengängen eingeschrieben sind, gibt es dennoch eine Möglichkeit zur Veranstaltungsbelegung (→ Status Teilprojekt VM).

Die Rechtswissenschaftliche Fakultät und die Medizinische Fakultät starten nur mit einem Teil ihrer Studierenden in KLIPS 2.0. Für die meisten Studierenden dieser Fakultäten wird der Umstieg auf KLIPS 2.0 zum Sommersemester 2016 (Medizinische Fakultät) bzw. zum Wintersemester 2016/17 (Rechtswissenschaftliche Fakultät) erfolgen.

Übergangsprozess & Kommunikation

Alte und neue Welt werden noch eine Zeit lang parallel existieren. Bis die überwiegende Mehrheit der Studierenden in die neuen Studiengänge gewechselt ist oder das Studium mit KLIPS 1 beendet hat, muss das Lehr- und Prüfungsangebot in KLIPS 1 und KLIPS 2.0 gepflegt werden. Das bringt insbesondere für die Mitarbeiter/innen der Fakultäten Mehrarbeit mit sich. Darüber hinaus müssen den Studierenden sowohl die Implikationen des Parallelbetriebs als auch die Rahmenbedingungen des neuen Studienmodells erläutert werden.

Die Projekte Modellakkreditierung und MCM haben gemeinsam mit Dezernat 8 im Frühsommer 2015 eine Kommunikationskampagne initiiert, um dem Übergangsprozess ein Gesicht, zentrale Informationsseiten und mehr Transparenz zu verschaffen. Unter dem Titel "Studium im Fokus" wird die Kampagne Ende September starten und schrittweise bis ins Jahr 2016 ausgerollt. Den Fakultäten werden die zentral erarbeiteten Materialien für eigene Kommunikationsmaßnahmen zur Verfügung gestellt.

Mit den Fakultäten, dem ZfL, dem Studierendensekretariat und dem International Office wurden Prozesse zum Übergang der Studierenden in die neuen Studiengänge und KLIPS 2.0 abgestimmt. Diese Prozesse umfassen auch den Aspekt der "Leistungsdaten-Übertragung" von KLIPS 1 nach KLIPS 2.0. Fragen zu den Prozessen richten Sie bitte an das Prorektorat für Lehre und Studium (prorektorat-lehre-studiumSpamProtectionverw.uni-koeln.de). Nach dem Abschluss des Projektes Modellakkreditierung im Frühjahr 2016 übernimmt das Projekt "Übergang" die Koordination der damit verbundenen Arbeitspakete (Inbetriebnahme Migrationstool, Prozessmanagement, Kommunikation etc.).

Das Projekt MCM hat darüber hinaus Anfang September den Fakultäten ein Informationsschreiben des Prorektors an die Lehrenden zur Verfügung gestellt, in welchem über die Neuerungen im Bereich Campusmanagement informiert und auf Anlaufstellen und die Online-Hilfe hingewiesen wird.

Online-Hilfe und Schulungen

Die KLIPS 2.0 Online-Hilfe (klips2-support.uni-koeln.de) stellt allen Nutzer/inne/n Informationen rund um die KLIPS 2.0-Bedienung zur Verfügung. Bewerber/innen, Studierende, Lehrende sowie Fachanwender/innen in Fakultäten, ZfL und Verwaltung finden dort auf sie zugeschnittene Anleitungen im Umgang mit der neuen Software.

Dieses Angebot flankieren die regulären KLIPS 2.0-Schulungen, die in Fakultäten und Verwaltung seit dem Herbst 2014 themen- und zielgruppenspezifisch durchgeführt wurden. Insgesamt wurden so ca. 700 Personen in über 100 Terminen geschult (noch ausstehend sind die Schulungen im Bereich Lehrraummanagement).

Besonders erfolgreich war in diesem Sommer das Konzept der sogenannten "Berater/innen-Schulungen", in denen Mitarbeiter/innen und Studierende/SHK beratender Einrichtungen einen Einblick in die Studierendensicht in KLIPS 2.0 bekamen. In 20 Terminen konnten rund 300 Personen geschult werden.

2 Status der Teilprojekte

Teilprojekt Basis-IT

Lasttests und Sicherheitsvorkehrungen vor Überlast

Die Bewerbungsphase im Sommer mit 140.000 Bewerbungen von 45.700 Bewerber/inne/n mit KLIPS 2.0 verlief unauffällig. Vor der zweiten Belegphase für das Wintersemester 15/16 wurden durch die TU Graz dennoch Lasttests durchgeführt, um das Systemverhalten bei hohen Zugriffs- und Klickzahlen während paralleler Sessions einschätzen zu können. Bei einer Zahl von über 4.000 parallelen Sessions wird der Zugriff weiterer Nutzer/innen künftig beschränkt, um zu lange Antwortzeiten für die bereits angemeldeten Nutzer/innen zu vermeiden.

Die vollständige Auswertung der Lasttests steht noch aus. Sie wird unter anderem die Frage beantworten, ob die KLIPS 2.0-Infrastruktur im Jahr 2016 ausgebaut werden sollte (Ausbaustufe III), wenn sich die Anzahl der Nutzer/innen (im Zuge von Neueinschreibungen bzw. durch den Wechsel in die reakkreditierten Studiengangversionen) weiter erhöht.

Release Management und Wartungsfenster

Neben dem Betrieb der Systeme ist das Release Management eine Aufgabe, die gemeinsam durch die Betreiberteams (KLIPS-Team und Team Campusmanagement der Verwaltungs-IT) erledigt wird. Von der TU Graz bereitgestellte Updates (zusätzliche Funktionalitäten, Fehlerbehebungen und Sicherheitspatches) müssen auf den Testinstanzen der UzK getestet und anschließend ins Produktivsystem eingespielt werden.

Die umfangreichen Erweiterungen der Software für die UzK führen derzeit zu einer hohen Update-Frequenz. Zudem wurden die Prozesse des Release Managements noch nicht abschließend abgestimmt, was für die Nutzer/innen in häufigen – und z. T. auch sehr kurzfristig angekündigten – Wartungsfenstern mündet. Abhilfe soll unter anderem ein festes wöchentliches Wartungsfenster schaffen, das vorerst für Donnerstag zwischen 7 Uhr und 8:30 Uhr festgesetzt wurde. Solange KLIPS 2.0 aber noch im aktuellen Tempo weiterentwickelt wird (voraussichtlich bis Q1/2016), werden zusätzliche Wartungsfenster nicht immer zu vermeiden sein.

Teilprojekt Basisressourcen

Im Teilprojekt Basisressourcen wurden die Arbeiten zur Anbindung von KLIPS 2.0 an das zentrale Identitätsmanagement (uniKIM) koordiniert. Darüber hinaus hat das Teilprojekt die Koordination der Stammdatenmigration sowie der Inbetriebnahme der HIS-SOS-Schnittstelle übernommen. Alle drei Arbeitspakte sind mittlerweile abgeschlossen. An der HIS-SOS-Schnittstelle wird es die letzten Änderungen im Frühjahr 2016 geben.

Das Teilprojekt unterstützt auch die Überführung von Leistungsdaten für die Staatsexamenstudiengänge (Humanmedizin und Rechtswissenschaft). Dieses Arbeitspaket dient zugleich der Vorbereitung der Inbetriebnahme des "Migrationstools" für Leistungen in den Bachelor-/Master-Studiengängen.

Teilprojekt Bewerber- und Zulassungsmanagement

Der Bereich Bewerber- und Zulassungsmanagement befindet sich bereits im Regelbetrieb, d. h., dass die Fachanwendungsbetreuung bereits an das Betreiberteam (KLIPS-Team) übergegangen ist. Das Teilprojekt koordiniert die verbleibenden Aufgaben (Change Requests) und bereitet das Arbeitspaket "Masterbewerbungen" vor. Eine konkrete Zeitplanung für die Bereitstellung eines zentralen Masterbewerbungsportals wird mit der TU Graz abgestimmt.

Teilprojekt Studierendenmanagement

Auch der Bereich Studierendenmanagement befindet sich im Regelbetrieb. Wie im Bereich Bewerbung und Zulassung leistet das KLIPS-Team die Fachanwendungsbetreuung.

Unter den offenen Change Request befindet sich die "Verifikation von Drucksorten", mittels derer externe Stellen die Echtheit von Dokumenten der UzK überprüfen können. Die Auslieferung erfolgt lt. Plan im November 2015.

Ein weiterer wichtiger Change Request ist die Umsetzung der Unterstützung für klinische Semester, die für das Wintersemester 2016/17 geplant ist.

Teilprojekt Studien- und Prüfungsordnungen / Curriculum Support

Im Teilprojekt SPO/CS sind bis auf den Bereich der Drucksorten alle mit Vertragsabschluss formulierten Bündel abgenommen.

Offen sind daneben noch einige größere Change Requests wie z. B. die Möglichkeit, Lehrveranstaltungen unter Beibehaltung der SPO-Zuordnungen (mit neuem Gleichheitsknoten) in folgende Semester zu übernehmen. Auch haben sich einige der benötigten SPO-Funktionen als sehr komplex erwiesen, so dass die Rechtwissenschaftliche Fakultät ihren Umstieg auf KLIPS 2.0 verschieben musste.

Teilprojekt Prüfungsmanagement

Dieses Teilprojekt kann die Abnahme aller ursprünglich vertraglich vereinbarten Anforderungsbündel verzeichnen. Auch hier sind einige größere Arbeitspakete offen, allen voran die Umsetzung verschiedener Drucksorten des Prüfungsmanagements.

Darüber hinaus steht die Umsetzung einiger Change Requests noch aus, u.a. die Möglichkeit der Übernahme des SPO-Belegkontextes bei der Übertragung von LV-Teilnehmer/innen in einen Prüfungstermin und die Unterstützung der Zulassung zum Prüfungsverfahren (Rechtswissenschaftlichen Fakultät, Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät).

Teilprojekt Veranstaltungsmanagement

In diesem Teilprojekt betrifft das größte Anforderungsbündel die Beleg- und Vergabeverfahren; das Bündel wird bis Ende des Jahres abgenommen. In der ersten Belegphase zum Wintersemester 2015/16 bereitete die Begrenzung von Zulassungen je Studierender/Studierendem ("Scope Maxima") Schwierigkeiten. Das technische Problem konnte kurzfristig durch die TU Graz behoben werden – es musste jedoch auf Seiten der Universität zu Köln noch händisch nachgearbeitet werden.

Die ILIAS-Schnittstelle, ebenfalls bereits seit dem Sommersemester 2015 in Betrieb, wird gleichfalls vor Jahresende 2015 abgenommen.

Nach diesen Abnahmen steht das Teilprojekt vor dem Übergang in den Regelbetrieb.

Offene Change Requests betreffen u. a. Anpassungen für die Generalbelegung der Medizin, Ergänzungen im Bereich Vergabeverfahren, sowie diverse Anpassungen, welche die Bedienbarkeit von KLIPS 2.0 im Bereich Veranstaltungsverwaltung insbesondere für die Geschäftszimmer verbessern (Link auf LV-Belegungen von Studierenden in der Applikation LEH, Filterung offener Zuordungsvorschläge von Lehrveranstaltungen zu SPO, Anzeige der Priorität der Studierenden in den Belegwunsch- und Abmeldelisten).

Teilprojekt Lehrraummanagement

Der Start des Lehrraummanagements mit KLIPS 2.0 wurde (nach Empfehlung des MCM-Fachausschusses und unter Einbezug der Abt. 54) mit Beschluss des MCM Lenkungsausschusses vom 04.09.2015 auf das Sommersemester 2016 verschoben. D. h., das Lehrraummanagement wird für das Sommersemester 2017 erstmals über KLIPS 2.0 abgewickelt.

Der Testlauf des Lehrraummanagements ab Herbst 2015 bis Jahresende bleibt davon unberührt. Bis dahin werden auch alle notwendigen Erweiterungen von KLIPS 2.0 verfügbar sein. Die Erfassung der Kostenstelle bei Raumanfragen wird im ab Q2 2016 möglich sein.

Teilprojekt Berichtswesen

Die Schnittstelle SuperX/KLIPS 2.0 wurde implementiert und getestet. Die Abnahme steht noch aus. Die Lieferung von Daten an IT.NRW (→ amtliche Statistik) wird bis 11/2015 als Standardbericht implementiert.

Support-Teilprojekt Betriebs- und Sicherheitskonzept

Das Betriebs- und Sicherheitskonzept wird gemeinsam von der Projektleitung und den Betreiberteams (KLIPS-Team, Fachgruppe Campusmanagement) entwickelt und den Personalräten im Oktober 2015 vorgelegt. Es umfasst sowohl ein traditionelles Sicherheitskonzept (i.S.d. BSI-Empfehlungen zum IT-Grundschutz) als auch eine Darstellung von KLIPS 2.0 als IT-Service zur Gewährleistung einer definierten Service-Qualität.

3 Ausblick

Mit dem Beginn des Vollbetriebs und den anstehenden Abnahmen der Teilprojekte (VM, PM, SPO/CS) rückt der Übergang in den Regelbetrieb für das Projekt MCM und die Betreiberteams in den Vordergrund. Im Vergleich zu den bereits an das KLIPS-Team übergebenen Bereichen Bewerber- und Studierendenmanagement wird der Prozess durch die Identität von Teilprojektleiter/innen und Fachanwendungsbetreuer/innen vereinfacht: Für die Fakultätsvertreter/innen ändert sich hinsichtlich der Ansprechpersonen nichts. Aus Projektsicht sind die Übergaben dennoch ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum Projektende im Sommer 2016.

Abgesehen von einigen Change Requests überschreiten vor allem die Arbeitspakete Masterbewerbung und Lehrraummanagement (Inbetriebnahme) diesen Zeitrahmen. Sie werden wie gehabt innerhalb der Projektstruktur koordiniert, die mindestens noch bis 2017 erhalten bleibt.

Strukturelle Änderungen stehen für die Projektgremien an, insbesondere für den MCM-Fachausschuss. Ein entsprechendes Gremium mit Vertreter/innen aller beteiligten Einrichtungen wird auch im Regelbetrieb benötigt. Geklärt werden muss das Zusammenspiel (oder eine Zusammenführung) mit der KLIPS-AG. Darüber hinaus ist die Frage nach einem zuständigen Steuerungsgremiums - nach der Auflösung des MCM-Lenkungsausschusses - noch offen.

4 Projektrisiken

Im Rahmen der Fachkonzeptphase und vor allem während des Pilotbetriebs wurde eine Vielzahl von Change Requests formuliert. Einige dieser Change Requests konnten bereits vor Beginn des Vollbetriebs umgesetzt werden oder werden bis Ende 2015 implementiert.

Für das kommende Jahr steht – unabhängig von der Frage der Finanzierung – nur ein begrenztes Kontingent an Entwicklertagen zur Verfügung. Hinzu kommt, dass im Zuge des Umstiegs auf CAMPUSonline 3.0 zeitweise keine Erweiterungen in einzelnen Applikationen umgesetzt werden. (Die Initiative CAMPUSonline 3.0 umfasst u.a. die Migration auf eine neue Software-Technologie [Oracle PL/SQL → Java] und die Umgestaltung der Software-Oberfläche.) Die Umsetzung aller Change Requests zum jeweils gewünschten Zeitpunkt (im Verlauf des Jahres 2016) ist damit risikobehaftet.

5 Last but not least: Danke!

Der Weg des Projektes von 2010 bis heute war lang und nicht völlig konflikt- und stolperfrei. Es ist dennoch beeindruckend, welchen Weg die Hochschule mit dem Projekt MCM zurückgelegt hat.

Wir haben den Eindruck, dass hier nicht nur eine Software ausgewählt und eingeführt wurde, sondern auch das Verständnis zwischen den beteiligten Einrichtungen füreinander und die jeweils etablierten Prozesse gewachsen ist. Ebenso wie das Verständnis, dass es mancher Kompromisse bedarf, wenn man gemeinsam innerhalb eines zentralen Campusmanagement-Systems arbeiten möchte.

Für die gute Zusammenarbeit, die Offenheit, die vielen Arbeitsstunden sowie das hohe Engagement sei an dieser Stelle allen Beteiligten herzlich gedankt.

Herausgeber

Universität zu Köln
Prorektorat für Lehre und Studium, Projekt MCM

Jan Eden (Projektleitung)
Dr. Katrin Sommer (stellv. Projektleitung)

Adresse:
Kerpenerstr. 15
50937 Köln

Köln, 30. Septeber 2015