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Newsletter Nr. 3/2013

Liebe Kommilitoninnen und Kommilitonen, Liebe Kolleginnen und Kollegen,

zu Beginn des Wintersemesters 2013/14 informieren wir Sie mit diesem Projektnewsletter über den aktuellen Stand des Projekts Migration Campusmanagement (MCM) zur Einführung von CAMPUSonline.

Rückfragen, Kritik oder Anregungen nehmen wir jederzeit gerne per E-Mail entgegen.

Im Zuge der Gespräche mit Fakultäten und Verwaltungsabteilungen erweitern wir unseren Verteiler stetig. (Zum Hintergrund informieren wir unter Punkt "4 Kommunikation".) Falls Sie zu unseren neuen Adressaten gehören und den Newsletter nicht beziehen möchten, können Sie das Abonnement hier kündigen.

1 Stand des Projektes - Bericht aus den Teilprojekten

Ausgehend von den im Lastenheft der Universität zu Köln (UzK) beschriebenen Anforderungen wird die Implementierung von CAMPUSonline in verschiedenen Teilprojekten durchgeführt.

Die Implementierung umfasst neben der Installation der Standardsoftware und der Konfiguration der einzelnen Komponenten auch die erforderliche Anpassung der Software. Der Anpassungsbedarf wird in Form von Umsetzungsaufträgen an die TU Graz übermittelt.

Details zu den einzelnen Teilprojekten finden sie unter den folgenden Listenpunkten (bitte anklicken).

Basis-IT (BIT)

Das Teilprojekt Basis-IT stellt sicher, dass CAMPUSonline in Köln sicher und stabil läuft und von allen Personen, die an und mit der Software arbeiten müssen, genutzt werden kann. Hierzu gehört die notwendige Hardware-Dimensionierung (Ausbaustufen), aber auch die "Einrichtung" von CAMPUSonline für die UzK ("Erst-" und "Endkonfiguration").

Die Erstkonfiguration der Kölner CAMPUSonline-Installation wird bis Jahresende 2013 abgeschlossen. Dieser Schritt ist eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit in den Teilprojekten (insbesondere die Abbildung der Prüfungsordnungen). Die Produktivkonfiguration (Endkonfiguration) wird in den einzelnen Teilprojekten schrittweise erarbeitet und stellt die Voraussetzung für die darauf folgenden Arbeitsschritte (Eingabe/Import/Migration von Daten in CAMPUSonline) dar.

  • Studien- und Prüfungsordnungen/Curriculum Support: bis Januar 2014
  • Veranstaltungsmanagement: bis April 2014
  • Prüfungsmanagement: bis August 2014

CAMPUSonline befindet sich momentan in der Ausbaustufe I (Grundständige Installation/Projektbetrieb). Die Ausbaustufe II für die Inbetriebnahme von Bewerber- und Zulassungsmanagement, Studierendenmanagement und Prüfungs-/Veranstaltungsmanagement (Pilotbetrieb) wird bis September 2014 erreicht; die Ausbaustufe III für den Vollbetrieb bis September 2015.

Basis-Ressourcen (BR)

Der Raumbestand der UzK wurde aus dem Raumverwaltungs-System der Verwaltung in CAMPUSonline übernommen. Auch die Übernahme von Personendaten (Beschäftigte) mit dem Identitätsmanagementsystem uniKIM wurde erfolgreich konfiguriert. In diesen Bereichen kann CAMPUSonline anhand aktueller Daten getestet und konfiguriert werden.

Die nächsten Schritte im Teilprojekt sind:

  • die Ableitung basaler Rollen (z.B. Lehrende/r, Prüfende/r etc) aus den über uniKIM bezogenen Informationen
  • das Ausblenden von Beschäftigten, die keine aktive Rolle im Campusmanagement spielen und daher in CAMPUSonline nicht sichtbar sein müssen
  • die Lieferung von Studierendenstammdaten an uniKIM. CAMPUSonline wird ab dem Wintersemester 14/15 HIS-SOS als datenführendes System im Studierendenmanagement ablösen. Während die meisten relevanten Attribute daher aus CAMPUSonline an uniKIM übergeben werden, wird der Uni-Account (wie bisher) im Rechenzentrum vergeben und an CAMPUSonline übertragen.
Bewerber- und Zulassungsmanagement (BEW)

In diesem Teilprojekt sind bereits sechs von sieben Umsetzungsaufträgen fertiggestellt worden. Der letzte offene Umsetzungsauftrag betrifft die Anbindung zu hochschulSTART.de, das Bewerbungsportal für Medizin, Tiermedizin, Zahnmedizin und Pharmazie ("AntOn" = Antrag Online). Voraussichtlich im Frühjahr 2014 können die ersten Erweiterungen von CAMPUSonline im Teilprojekt abgenommen werden.

Die Arbeit des Teilprojektes wird bis zur Inbetriebnahme des Bewerbungsportals für grundständige Studiengänge im Herbst 2014 abgeschlossen. Eine Ausnahme bildet das Arbeitspaket Masterbewerbung: Die für das Master-Zulassungsverfahren erforderlichen Anpassungen werden auf der Basis des bereits verabschiedeten Sollprozesses bis zum Herbst 2015 spezifiziert und durch die TU Graz umgesetzt.

Studierendenmanagement (STM)

In diesem Teilprojekt sind fünf von acht Umsetzungsaufträgen abgeschlossen (u.a. zur SAP-Schnittstelle für das Gebührenmanagement). Noch offen sind die Umsetzungsaufträge zu Bescheiden/Bescheinigungen, zur Verwaltung von Urlaubsanträgen sowie zur SOS-Schnittstelle (während des Parallelbetriebs ab Oktober 2014 werden Studierendenstammdaten über diese Schnittstelle aus CAMPUSonline nach HIS-SOS übertragen).

Darüber hinaus bereitet das Teilprojektteam die Migration der Studierendenstammdaten als zentrale Voraussetzung der Inbetriebnahme im Oktober 2014 vor.

Studien- und Prüfungsordnungen / Curriculum Support (SPO/CS)

Das Teilprojekt hat die Fachkonzeptphase (d.h. die Erstellung von Umsetzungsaufträgen) beendet. Aktuell laufen die Vorbereitungen für die Abbildung von Prüfungsordnungen ab dem 20. Januar 2014. Im ersten Schritt werden die Master-Studiengänge für das Lehramt bis September 2014 als Grundlage des Pilotbetriebs abgebildet. In diesem Zusammenhang werden auch Modellierungskonzepte für das Vorbereitungsmodul im Lehramt und das Studium Integrale entwickelt.

Gemeinsam mit der TU Graz wird ein Qualitätssicherungskonzept für die Entwicklung eigener SPO-Funktionen an der UzK erstellt. Eigene SPO-Funktionen erhöhen die Flexibilität im Rahmen der PO-Abbildung.

Veranstaltungsmanagement (VM)

Das Teilprojekt Veranstaltungsmanagement hat am 28. Oktober 2013 seine Arbeit aufgenommen, derzeit werden die Termine für die kommenden Monate geplant. Ein Schwerpunkt in diesem Teilprojekt sind die komplexen Beleg- und Vergabeverfahren an der UzK. An einigen der Workshops werden Vertreter/innen der Universität Stuttgart teilnehmen. Die Universität Stuttgart führt ebenfalls CAMPUSonline ein und interessiert sich für die in Köln konzipierten Vergabeverfahren.

Die ursprünglich geforderte Schnittstelle zu einem externen Online-Tool für die Praxissemester-Platzvergabe wird nicht mehr benötigt. Das Zentrum für LehrerInnenbildung wird die Vergabe von Praxissemester-Plätzen unabhängig von CAMPUSonline organisieren. Das mit der Anforderung verbundene Risiko besteht damit nicht mehr.

Prüfungsmanagement (PM)

Der erste Workshop im Teilprojekt Prüfungsmanagement am 21. Oktober 2013 vermittelte einen Überblick über den Bereich Prüfungsmanagement in CAMPUSonline. Das Teilprojekt ist thematisch sehr eng an das Teilprojekt SPO/CS angebunden und wird sich den folgenden Workshops u. a. mit der Hinterlegung von Zulassungsregeln für Prüfungen und mit der elektronischen Leistungserfassung beschäftigen.

Lehrraummanagement (LRM)

Einige Monate vor dem Start des Teilprojekts Lehrraummanagement im Herbst 2014 wird ein hochschulinterner Arbeitskreis einen Sollprozess als Arbeitsgrundlage entwickeln (vergleichbar mit der Vorgehensweise im Bereich der Masterzulassung).

Support-Teilprojekte (STP)

Im Projekt wurden bislang vier Support-Teilprojekte geführt, welche die Querschnittsbereiche zwischen den Teilprojekten abdecken: Die Themen Rollen und Rechte, Drucksorten und Berichtswesen sowie Schnittstellen werden in jedem Teilprojekt angesprochen, die Support-Teilprojekte dienen der Bündelung übergreifender Aspekte. Die Teilprojektleiter/innen der Support-Teilprojekte erhalten entsprechend aus den Teilprojekten die funktionsspezifischen Informationen und sorgen für einen Austausch zwischen den Teilprojekten. So können Anforderungen konsolidiert und ganzheitliche Konzepte entwickelt werden.

Das Support-Teilprojekt Betriebskonzept umfasst u.a. die Themen Betriebsmodell, Sicherheitsrichtlinien und Sicherheitsüberprüfung. Das Betriebskonzept wird in enger Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten, den Personalräten sowie mit den Betreiberteams entwickelt. Ein Konzept für den Testbetrieb liegt bereits vor und wurde vom Lenkungsausschuss MCM bestätigt. Die Entwicklung des endgültigen Betriebskonzeptes muss bis September 2014 abgeschlossen sein.

Neu eingerichtet wurde das Support-Teilprojekt Dokumentation und Schulungen. Seit dem August 2013 wird hier die Planung für die Erstellung/Anpassung von Dokumentationen (Handbücher, Onlinehilfen und Schulungsunterlagen) und Schulungen vorangetrieben. Im Zuge dieser Arbeiten führt das Projektteam bis Ende November 2013 Gespräche mit Vertreter/inne/n der Fakultäten und Verwaltungsabteilungen. Die Erkenntnisse aus diesen Gesprächen schaffen die Basis für die Erstellung eines praktikablen Konzeptes, welches Ende 2013 (Verwaltungsabteilungen) bzw. Anfang 2014 (Fakultäten) vorgestellt wird.

2 Projektplanung

2.1 Technische Inbetriebnahme CAMPUSonline

Im September 2012 wurden drei CAMPUSonline-Instanzen in Köln eingerichtet: Produktions-, Qualitätssicherungs- und Entwicklungssystem. Nachdem die bisherigen Tests und Präsentationen vor allem im Demo-System der TU Graz durchgeführt wurden, sollen die Kölner P-Instanz (zur Abbildung von Studiengängen) und Q-Instanz (zur Erkundung des Systems in den Teilprojekten) möglichst bald in Betrieb genommen werden.

Das P-System wird seine genuine Rolle als stabile Umgebung für den Echtbetrieb einnehmen, die - stets auf dem aktuellen Stand der Entwicklung (Releases aus Graz) - alle Funktionsbereiche in der Produktivkonfiguration sowie die abgenommenen Individualentwicklungen enthält. Es ist damit Quelle für die regelmäßige Übertragung aller Daten in das Q- und E-System.

2.2 Abbildung von Studiengängen (PO-Abbildung)

Die Abbildung der an der Modellakkreditierung beteiligten Studiengänge wird eng mit dem Projekt Modellakkreditierung abgestimmt. Ziel ist es, einen gemeinsamen "Abbildungsfahrplan" zu entwickeln, der den Zeitplan der Modellakkreditierung und die knappen Ressourcen für die PO-Abbildung (KLIPS-Team/Projektteam) gleichermaßen berücksichtigt.

Die Studiengänge bilden das "Rückgrat" eines jeden Studienverlaufs an der UzK. Von der Bewerbung über die Zulassung zum Studium bis zur Belegung von Veranstaltungen, der Anmeldung zu Prüfungen und der Dokumentation von Leistungen beziehen sich sämtliche Schritte auf den Studiengang und seine innere Struktur. Die korrekte Hinterlegung von Studiengängen ist damit Voraussetzung für einen reibungslosen Lehrbetrieb. Zugleich ist die Abbildung eines der umfangreichsten und zeitkritischsten Arbeitspakete im Projekt.

Die konkreten Aufwände werden beeinflusst durch:

  • die Zahl der abzubildenden Studiengänge (Prüfungsordnungen) – nach derzeitigem Stand müssen 300 bis 400 Prüfungsordnungen abgebildet werden. Falls auch "Altstudiengänge", die derzeit in KLIPS verwaltet werden, überführt werden müssten, würde sich diese Zahl verdoppeln.
  • die personellen Ressourcen für die Abbildung – drei Vollzeitmitarbeiter/innen sind für die Abbildung der Lehramtsmaster-Studiengänge eingeplant, vier Mitarbeiter/innen für die übrigen Studiengänge.
  • den Aufwand für die Abbildung – 3 bis 5 Personentage (PT) pro Prüfungsordnung.
  • den zeitlichen Verzug bei der Abnahme der Prüfungsordnungen durch die Verantwortlichen in den Fakultäten – 1 bis X Tage.
  • den Aufwand für Korrekturen an den Prüfungsordnungen, die seitens der Fächer vor einer Abnahme zurückgemeldet werden: 0,33 bis 1 PT/PO.

2.3 Dokumentations- und Schulungsplanung

Sowohl Dokumentation als auch Schulungsplanung für die Einführung von CAMPUSonline bedürfen einer engen Abstimmung mit der TU Graz und eine weitreichende Planung an der UzK. Diesbezügliche Arbeitspakete bis zum Jahresende 2013 sind:

  • die Auswahl eines Redaktionssystems, welches die Erstellung von Dokumentationen und Schulungsunterlagen im Team unterstützt (u. a. zentrale Ablage und einfache Wiederverwendung von "Informationsbausteinen", Versionierung, Reviewfunktion mit Änderungsverfolgung, Erzeugung diverser Ausgabeformate).
  • Abstimmung mit der TU Graz zur Lieferung aktueller System- und Anwender-Dokumentationen.
  • Planung von Schulungen für Betreiberteams, Teilprojektmitglieder und End-User (Mitarbeiter/innen der UzK, Lehrende und Studierende).

Sicher ist mittlerweile, dass das Projektteam die Benutzerhandbücher und Onlinehilfen für alle Nutzergruppen der UzK anpassen bzw. neu aufsetzen muss. Die Dokumentationen der TU Graz lassen sich aus verschiedenen Gründen nicht unverändert an der UzK einsetzen. Vor diesem Hintergrund führt das Projektteam noch bis Ende November Gespräche mit allen Fakultäten und Verwaltungseinrichtungen, um die Bedarfe und mögliche Schwierigkeiten abzufragen (bewährte Formate für Benutzerhandbücher und Onlinehilfen, Schulungsform und -umfang, Zeiten der Nichtverfügbarkeit).

Nach den Gesprächen wird das Projektteam die Informationen konsolidieren und ein Konzept erarbeiten, das mit den verfügbaren Ressourcen die erforderlichen Schulungen und eine hinreichende Dokumentation für den Umstieg auf CAMPUSonline sicherstellt und den Bedarf der beteiligten Einrichtungen berücksichtigt. Das Konzept soll zum Jahresbeginn 2014 fertig gestellt sein.

3 Projektorganisation

Es gibt einige (personelle) Änderungen in der Projektorganisation, die wir unten aufführen.

  • Das Teilprojekt Prüfungsmanagement (PM) wird von Herrn Dr. Rings geleitet, der sich bereit erklärt hat, dieses Teilprojekt zusätzlich zum TP SPO/CS zu übernehmen; vertreten wird er von Herrn Burckhart (beide KLIPS-Team). Aufseiten der TU Graz leitet weiterhin Herr Haimberger das Teilprojekt, ihm zur Seite steht nun Herr Stoißer als Stellvertreter, der Herrn Schaup in dieser Funktion ablöst. Zudem wird das Teilprojektteam um das Prüfungsamt des ZfL erweitert.

  • Auch im Teilprojekt Veranstaltungsmanagement (VM) wird das ZfL künftig vertreten sein.

  • Das Support-Teilprojekt Rollen & Rechte wird kommissarisch von Herrn Eden (Projektleiter MCM) geführt. Herr Dr. Rings musste diesen Aufgabenbereich aufgrund seiner Doppelbelastung (er leitet das Teilprojekt SPO/CS und das Teilprojekt PM) abgeben.

  • Das Support-Teilprojekt Dokumentation und Schulungen, das neu eingerichtet wurde, wird von Herrn Schmitz geleitet. Er ist seit 2010 als Technischer Redakteur im MCM-Projektteam beschäftigt. Die Stellvertretung übernimmt Frau Dr. Sommer.

  • Das Support-Teilprojekt Drucksorten und Berichtswesen wird geteilt. Frau Gehrcken (Stabsstelle 01) übernimmt den Bereich Berichtswesen als eigenständiges Teilprojekt, Frau Alahyari (KLIPS-Team) betreut weiterhin den Bereich Drucksorten.

4 Kommunikation

4.1 Kommunikation innerhalb der Universität zu Köln

Die Gespräche zur Dokumentations- und Schulungsplanung zeigen einen weiteren, positiven Effekt: Das Projektteam kommt in Kontakt mit einem erweitertem Kreis von Ansprechpersonen in den Fakultäten und den Verwaltungsabteilungen. Der persönliche Austausch erweist sich immer wieder als wichtiges Element der Information innerhalb der Hochschule; darüber hinaus lassen sich dadurch mögliche Probleme oder kritische Bereiche im Projektverlauf frühzeitig erkennen. Insbesondere Themen wie die Abbildung der Prüfungsordnungen, die nicht nur das Projekt MCM betreffen, sondern auch an anderer Stelle diskutiert werden, bedürfen nicht nur einer guten Koordination, sondern auch einer intensiven Kommunikation. Die Projekte Modellakkreditierung und Migration Campusmanagement arbeiten in enger Absprache miteinander. Wir können allerdings, so haben wir festgestellt, Teile unserer Arbeit noch besser - gemeinsam - kommunizieren.

Generell stehen wir bei Unsicherheit bezüglich der richtigen Ansprechpartner/innen in den beiden Projekten gern zur Verfügung und übernehmen die interne Weiterleitung an die zuständigen Personen.

4.2 Hochschulnetzwerk

4.2.1 CAMPUSonline-Hochschulen

Die CAMPUSonline-Gemeinde in Deutschland hat ein neues Mitglied: Nach der TU München und der Universität Witten/Herdecke, der Universität Stuttgart und der UzK hat nun die Universität Bayreuth im Sommer 2013 den Zuschlag an die TU Graz erteilt. Auf der letzten Tagung des ZKI-Arbeitskreises Campusmanagement (ZKI AK CM) waren die Kolleginnen und Kollegen erstmals als offizielle CAMPUSonline-Hochschule in der deutschen CAMPUSonline-Usergroup vertreten.

Die österreichischen und deutschen CAMPUSonline-Hochschulen tagen Ende November gemeinsam in Graz. Hier wird unter anderem über die Roadmap von CAMPUSonline gesprochen und verschiedene Themenbereiche (nach vorheriger Abstimmung unter den Hochschulen) gemeinsam bearbeitet. Dieses Mal wird es erneut um Usability gehen (Fortsetzung des ersten Workshops im ersten Halbjahr 2013), um "CAMPUSonline goes mobile", um die mögliche Anbindung von CAMPUSonline an ein Dokumentenmanagementsystem sowie um Dokumentation und Schulungsmanagement.

Die deutschen CAMPUSonline-Hochschulen stehen auch unabhängig von den Workshops im Rahmen des ZKI AK CM oder der CO-Nutzertagung in regelmäßigem Austausch zu verschiedenen Themen. Die Universität Stuttgart, die parallel zu Köln CAMPUSonline einführt, hat hier eine herausgehobene Position. Vertreter/innen des Projektteams aus dem KLIPS-Team waren bereits einmal in Stuttgart zu Gast, um an Schulungen im Bereich SPO/CS (Abbildung von Prüfungsordnungen) teilzunehmen. Umgekehrt wird die Universität Stuttgart an einigen Workshops im Teilprojekt Veranstaltungsmanagement der UzK teilnehmen. Von besonderem Interesse sind für die Universität Stuttgart:

  • die Beleg- und Vergabeverfahren der UzK, welche die UzK bei der TU Graz in Auftrag gibt.
  • die Schnittstelle zur E-Learning-Plattform ILIAS, die von beiden Hochschulen benötigt wird. Die Spezifikation der Schnittstelle soll möglichst gemeinsam erfolgen.
  • die Anbindung von SAP an CAMPUSonline (hier geht es um die Semesterbeiträge der Studierenden und die Abbildung der Zahlungen in CAMPUSonline). Hierzu gab es bereits einen gemeinsamen Termin in Köln. Die Absprachen werden innerhalb des Teilprojekts Studierendenmanagement bilateral weiter geführt.

Es ist aus Sicht der UzK wünschenswert den produktiven Austausch mit den anderen CAMPUSonline-Hochschulen beizubehalten. Die Absprachen und ggf. die gemeinsame Beauftragung von Erweiterungen sparen Ressourcen sowohl bei den beauftragenden Hochschulen als auch auf Seiten der TU Graz.

4.2.2 Externer Projektnewsletter

Das Angebot eines Newsletters für "Externe" wurde bisher dankbar aufgenommen. Nach der Entscheidung im Projektteam, den Newsletter künftig nur noch hochschulintern zu veröffentlichen (innerhalb des UKLAN), musste zunächst einigen Abonnenten von anderen Hochschulen "gekündigt" werden. Für diese Kolleginnen und Kollegen, aber auch für sonstige Interessierte, stellt das Projektteam einen Text bereit, der die Hochschulinterna ausspart und einen allgemeinen Überblick zum Projektstand gibt. Dieses Angebot soll fortgeführt werden.

5 Projektrisiken

Als Projektrisiken mit hoher Priorität führen wir derzeit:

  • die unklare Übergangsregelung für reakkreditierte Studiengänge
  • die Aufwände für die Migration von Veranstaltungs- und Leistungsdaten sowie die PO-Abbildung; diese sind derzeit nur eingeschränkt planbar.
  • die Durchführung von Schulungen (das Risiko besteht im Hinblick auf die verfügbaren Ressourcen der Trainer/innen als auch im Hinblick auf die zeitlich möglichen Schulungszeiträume für Trainer/innen und die End User)
  • die Implementierung der Beleg- und Vergabeverfahren zum Wintersemester 2014/15 – eine Belegung von Veranstaltungen mit CAMPUSonline ist selbstverständlich möglich, das Risiko bezieht sich auf den zweisemestrigen Test der komplexen Vergabeverfahren der UzK.

Herausgeber

Universität zu Köln
Prorektorat für Lehre und Studium, Projekt MCM

Jan Eden (Projektleitung)
Dr. Katrin Sommer (stellv. Projektleitung)

Adresse:
Meister-Ekkehart-Str. 11
50937 Köln

Köln, 08. November 2013