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Newsletter Nr. 1/2013

Liebe Kommilitoninnen und Kommilitonen,

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

mit dem neuen Jahr beginnt für das Projekt Migration Campusmanagement (MCM) die Einführungsphase von CAMPUSonline an der Universität zu Köln. Bis 2016 wird CAMPUSonline das derzeit genutzte System auf Basis der HIS-GX Software ("KLIPS") ablösen.

Im vergangenen Jahr haben wir das Projekt organisatorisch neu aufgestellt, um für die anstehenden Arbeiten nach Vertragsschluss gerüstet zu sein. Die ersten Workshops in verschiedenen Teilprojekten haben mittlerweile stattgefunden, und wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der TU Graz. 

Mit diesem Newsletter informieren wir Sie ab jetzt regelmäßig über den aktuellen Stand des Projekts und geben einen Ausblick auf die nächsten Stationen und Ziele. Weitere Informationen sowie Ansprechpartner für bestimmte Themen finden Sie auf der Projektwebsite. Fragen, Kritik oder Anregungen können Sie jederzeit an das Projektteam richten (Kontaktadresse: mcm-projektSpamProtectionuni-koeln.de).

Projekthistorie: Ausschreibung und Vertragsschluss

Mit Rektoratsbeschluss vom 22. Februar 2010 gestartet, hat das Projekt Migration Campusmanagement (MCM) mittlerweile mehrere Projektphasen erfolgreich absolviert:

  • Projektphase 1: Sollkonzeption und Vorbereitung der Ausschreibung (02/2010 bis 02/2011)
  • Projektphase 2: Durchführung des Vergabeverfahrens (02/2011 bis 03/2012) und der „Orientierungsphase“ (04/2012-09/2012)

Auf Empfehlung des Bewertungsausschusses votierte der Lenkungsausschuss MCM am 26. März 2012 für einen Vertragsabschluss mit der TU Graz. Der Vertrag wurde von Prof. Dr. Kainz (Rektor der TU Graz) und für die Universität zu Köln von Prorektor Prof. Dr. Herzig und Herrn Klindtworth (als Vertreter des Kanzlers) unterzeichnet. In der Mitarbeiterzeitung „MitUns“ sowie in der IT-Beilage der Kölner Universitätszeitung wurde hierzu bereits berichtet.

Das Grazer Campusmanagement-System CAMPUSonline ist an über 30 österreichischen Hochschulen im Einsatz. In Deutschland setzen die TU München und die Universität Witten-Herdecke das System ein. Die Universität Stuttgart hat sich fast zeitgleich mit der Universität zu Köln für das Grazer System entschieden und wird die Einführung parallel betreiben. 

Um die Einführung der Software vorzubereiten und offen gebliebene Fragen hinsichtlich der Anforderungen der UzK zu klären, vereinbarten die Universität zu Köln und das CAMPUSonline-Team der TU Graz eine „Orientierungsphase“, die am 24. September 2012 erfolgreich abgeschlossen wurde. Für die Universität zu Köln standen in dieser Phase insbesondere die Abbildung der komplexen Beleg- und Vergabeverfahren für Seminarplätze sowie die Abbildung von Mehrfachstudiengängen im Vordergrund; daneben die kritische Überarbeitung der Projektplanung (Projektzeitplan und Projektstrukturplan).

Ausblick: Projektphase 3

Neue Projektstruktur

Mit Eintritt in die Fachkonzeptphase wurde die Projektstruktur angepasst, um den neuen organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Die zentralen Elemente der neuen Struktur sind:

  • Erweiterung der Projektleitung um eine technische Leitung (M. Sticher, Leiterin des KLIPS-Teams)
  • Konstituierung der Teilprojekte
  • Konstituierung des Projektteams (Projektleitung, Teilprojektleiter/innen, Mitarbeiter/innen mit Querschnittsaufgaben)
  • Einrichtung eines Fachausschusses zur Beratung der Projektleitung und als intermediäre Eskalationsinstanz
  • Einrichtung eines Informationsgremiums

Die Projektstruktur soll sowohl eine effiziente Arbeit der Projektinstanzen als auch eine transparente Kommunikation in die Hochschule hinein sicherstellen. Ein vom Projektteam erarbeitetes Kommunikations- und Dokumentationskonzept bildet das Gerüst für die Dokumentation der Ergebnisse in den Teilprojekten, die Information aller Nutzergruppen der UzK und den Austausch mit Partnerprojekten inner- und außerhalb der Universität zu Köln.

Implementierung

CAMPUSonline ist ein leistungsfähiges Campusmanagement-System, das die meisten Anforderungen der Universität zu Köln erfüllt. Zur Unterstützung spezifischer Prozesse in Lehre und Studium wird das System vertragsgemäß angepasst und erweitert. Die Implementierung stützt sich jeweils auf Umsetzungsaufträge, die in themen- und funktionsspezifischen Workshops gemeinsam mit der TU Graz formuliert werden. Im Rahmen der Workshops werden auch die zu Projektbeginn definierten Sollprozesse mit Blick auf die Möglichkeiten von CAMPUSonline kritisch reflektiert.

Parallel zu den Teilprojekten, in denen Vertreter/innen der betroffenen Einrichtungen/Fakultäten mitwirken, erfolgt die Konfiguration der bereits eingerichteten CAMPUSonline-Instanzen, die Entwicklung eines Betriebskonzeptes sowie der Import von Stammdaten (Organisationsstruktur, Raumbestand etc.) bzw. die sukzessive Inbetriebnahme von Schnittstellen (SAP, Novell IDM etc.).

Die weiteren Meilensteine im Projekt sehen wie folgt aus:

  • Formulierung von Umsetzungsaufträgen (in Teilprojekten) ab 09/2012
  • Abbildung der Studiengänge im neuen System ab 01/2014
  • Inbetriebnahme Studierendenmanagement 10/2014
  • Inbetriebnahme Bewerbermanagement (für SoSe 2015) 10/2014
  • Pilotbetrieb ab 10/2014
  • Migration der Leistungsdaten aus den Altsystemen ab 01/2015
  • Vollständige und hochschulweite Inbetriebnahme 10/2015

Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Projektwebsite.

Strategisch wird das Projekt MCM 2013 den Verbund mit den benachbarten Einrichtungen (KLIPS-Team, E-Learning und Evaluation) und Projekten im Prorektorat stärker nutzen. Insbesondere die Entwicklungen im Projekt Modellakkreditierung sind für den Bereich Campusmanagement außerordentlich wichtig.

Projektkommunikation

Eine gute Kommunikation in die Hochschule sowie eine inhaltliche Abstimmung und Verzahnung mit verwandten Projekten ist entscheidend für den Erfolg des MCM-Projektes. Der Austausch mit den beteiligten Einrichtungen wird primär gepflegt durch die Fachvertreter/innen in den Teilprojekten, die als Multiplikator/innen wirken und Entscheidungen in ihren Einrichtungen abstimmen. Die Mitglieder des Fachausschusses nehmen vergleichbare Aufgaben auf der Ebene des Gesamtprojektes wahr. In allen Projektinstanzen werden Projektstatus und -fortschritt diskutiert, zusätzlich erhalten die Gremienmitglieder regelmäßig Statusberichte der Projektleitung.

Die breite Hochschulöffentlichkeit kann sich über den grundlegenden Projektfortschritt via Website und Newsletter informieren.

Falls Sie oder Ihre Einrichtung zusätzlichen Gesprächsbedarf haben, bitten wir um eine Nachricht. Die Teams rund um das Campusmanagement an der UzK stehen jederzeit gerne zur Verfügung (mcm-projektSpamProtectionuni-koeln.de).

Herausgeber

Universität zu Köln
Prorektorat für Lehre und Studium, Projekt MCM

Jan Eden (Projektleitung)
Dr. Katrin Sommer (stellv. Projektleitung)
Maria Sticher (stellv. Projektleitung; technische Leitung)

Adresse:
Meister-Ekkehart-Str. 11
50931 Köln

Köln, 15. Februar 2013