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Newsletter Nr. 1/2015 (intern)

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

2014 war für alle Beteiligten des Projekts Migration Campusmanagement (MCM) ein ereignisreiches Jahr:

  • Der Pilotbetrieb im Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement mit den Studiengängen zum Master of Education konnte planmäßig im September 2014 aufgenommen werden,
  • die Umstellung des Studierendenmanagements (von HIS-SOS zu KLIPS 2.0) wurde mit der vollständigen Datenmigration im Dezember 2014 abgeschlossen und
  • das Bewerbungsverfahren für grundständige Studiengänge zum Sommersemester 2015 mit KLIPS 2.0 durchgeführt.

Die Beschäftigten der Zentralen Universitätsverwaltung arbeiten nun im Regelbetrieb mit KLIPS 2.0; ebenso die Studierenden in den neuen Lehramtsmaster-Studiengängen und – in Bezug auf den Master of Education – die vier lehrerbildenden Fakultäten sowie das Zentrum für LehrerInnenbildung (ZfL). Fakultäten und ZfL konnten bereits im ersten Pilotsemester wichtige Erfahrungen mit dem neuen Campusmanagement-System sammeln. Die "Inbetriebnahmestufe I" von KLIPS 2.0 ist damit abgeschlossen.

Welche Herausforderungen auf diesem Weg lagen und welche noch auf der Strecke liegen, bis KLIPS 2.0 im September 2015 hochschulweit in den Vollbetrieb mit den modellakkreditierten Studiengängen gehen kann, darüber informieren wir Sie in diesem Newsletter.

Rückfragen, Kritik oder Anregungen nehmen wir jederzeit gerne per E-Mail entgegen.

1 Start des Pilotbetriebs mit den Lehramtsmaster-Studiengängen (09/2014)

Nach ersten Lasttests und der Migration der Stammdaten der Lehramtsmaster-Studierenden nach KLIPS 2.0 startete der Pilotbetrieb mit der ersten Belegphase in KLIPS 2.0 am 16.09.2014.

Aufgrund der verzögerten Implementierung des Anforderungsbündels zum Beleg- und Vergabeverfahren musste in dieser Belegphase eine lokale Applikation mit einem vergleichbaren Funktionsumfang eingesetzt werden, damit insbesondere die Vergabe von Seminarplätzen im Basismodul "Vorbereitung Praxissemester" in Zusammenarbeit mit dem ZfL erfolgreich durchgeführt werden konnte. Für die Belegphase im März 2015 standen die Funktionalitäten für Belegung und Vergabe dann wie geplant zur Verfügung.

Das Teilprojekt Veranstaltungsmanagement und etwas später auch das Teilprojekt Prüfungsmanagement haben diese erste Phase des einjährigen Pilotbetriebs intensiv begleitet – von der Konfiguration über die Schulung der Beschäftigten bis hin zum Support im laufenden Betrieb. Neben der Technik standen auch das Dokumentations- und Schulungskonzept im Fokus. 

Insgesamt hat sich die Entscheidung für eine Pilotierung mit den neuen Lehramtsmaster-Studiengängen als richtig erwiesen: Der hohe Durchdringungsgrad (4 Fakultäten und ZfL) und die noch überschaubare Anzahl von Studierenden (700) haben wichtige Erkenntnisse geliefert, ohne den regulären Lehrbetrieb zu beeinträchtigen. 

Mit dem neuen System sind allerdings auch Änderungen für alle Beteiligten verbunden, die nicht uneingeschränkt als Verbesserungen wahrgenommen werden – seien es geänderte Prozesse oder das "Look and Feel" von KLIPS 2.0, das nicht jede/n für sich einnimmt. 

Wir nehmen die entsprechenden Rückmeldungen sehr ernst. Im Hinblick auf den Vollbetrieb im WS 2015/16 müssen wir noch manches verbessern, einige Aspekte müssen wir in der Kommunikation berücksichtigen (Erwartungshaltung), und viele Abläufe in der Online-Hilfe und im Rahmen der Schulungen gut erläutern. Obwohl CAMPUSonline ein flexibel konfigurierbares System ist, werden sich allerdings nicht alle Änderungswünsche erfüllen lassen: Die Universität zu Köln hat sich aus guten Gründen für ein Standardprodukt entschieden, das nicht jeden lokalen Prozess exakt abbildet. Natürlich wurde eine Erweiterung und Anpassung des Produktes mit der TU Graz vereinbart, um alle Kernprozesse zu unterstützen.

Entscheidend ist, dass vor dem Hintergrund der Systemumstellung die Ziele der Hochschule nicht aus dem Blick geraten, die mit Auswahl und Einführung des neuen Systems verbunden waren bzw. sind: Ein System für alle – verbunden mit der Etablierung hochschulweiter Prozesse – soll zu einer Steigerung der Transparenz insbesondere für Studierende führen.

2 Inbetriebnahme Bewerbungs- und Studierendenmanagement (12/2014)

Der Umstieg auf KLIPS 2.0 war und ist für die betroffenen Abteilungen, allen voran Studierendensekretariat, Studierendenberatung und Akademisches Auslandsamt, ein große Herausforderung.

Bis zur Inbetriebnahme des Studierendenmanagements und dem kurz darauf folgenden Start des Bewerbungsverfahrens für die grundständigen Studiengänge Mitte Dezember 2014 waren neben der Konfiguration der verschiedenen Applikationen in KLIPS 2.0 von den Projektteams und Mitarbeiter/inne/n in Köln und Graz folgende Meilensteine zu erreichen:

  • die Migration der Studierendenstammdaten (KLIPS 2.0 als datenführendes System)
  • die Entwicklung und Inbetriebnahme der HIS-SOS-Schnittstelle (für den Betrieb von KLIPS 1 müssen die Studierendenstammdaten aus KLIPS 2.0 zurückgeschrieben werden)
  • die Entwicklung und Inbetriebnahme der SAP-Schnittstelle (zur Erfassung der Semesterbeitragszahlungen)
  • die Entwicklung und Inbetriebnahme der Schnittstelle zum Identitätsmanagement uniKIM (für die Vergabe von Smail-Accounts, Log-In für Studierende und Beschäftigte)
  • das Erstellen und Hinterlegen von Drucksorten in KLIPS 2.0 für das Studierendenmanagement

Zu diesen Meilensteinen sowie zum Bewerbungs- und Zulassungsverfahren selbst finden Sie im Folgenden ausführlichere Beschreibungen (bitte die einzelnen Listenpunkte anklicken):

Migration der Studierendenstammdaten

Der Umstieg des Studierendenmanagements auf KLIPS 2.0 als datenführendes System in diesem Bereich musste vor dem Start des Bewerbungsverfahrens erfolgen und hatte entsprechend eine feste Deadline (Mitte Dezember 2014).

Wegen fehlerhafter Daten im Altsystem (bekanntes Problem), einer strikten Konsistenzprüfung in KLIPS 2.0 und unterschiedlicher Datenstrukturen war die Migration der Studierendenstammdaten (KLIPS 1 ? KLIPS 2.0) eine große Herausforderung. Zudem hatte die Hochschule beschlossen, auch die Daten inaktiver/exmatrikulierter Studierender (insgesamt 379.782 Studierende, 1.007.366 Studien, 7.875.560 Studienverläufe) zu migrieren. Insgesamt wurde seit August 2014 an der Routine zur Überführung der Daten gearbeitet und trotz dieser intensiven Vorarbeit konnte der Meilenstein nur mit großer Mühe gehalten werden.

Den unterschiedlichen Systemlogiken sind einige Abstriche bei der Überführung der Daten geschuldet. So konnte beispielsweise die Hochschulvergangenenheit nicht im Detail nach KLIPS 2.0 überführt werden. Der Fokus bei der Migration lag dann letztlich auf der korrekten Anzahl der Hochschulsemester in KLIPS 2.0. Auch die Klinischen Semester können aktuell nur über einen Workaround verwaltet werden. Hier wird die TU Graz noch nacharbeiten.

Dass trotz aller Schwierigkeiten letztendlich eine Erfolgsquote von mehr als 99,9% erzielt werden konnte, ist vor diesem Hintergrund eine beachtliche Leistung, die der intensiven Unterstützung durch die TU Graz sowie dem Einsatz der Mitarbeiter/innen in den Fachabteilungen der UzK zuzuschreiben ist.

Parallelbetrieb KLIPS 1 und KLIPS 2.0 (HIS-SOS-Schnittstelle)

Die Fortführung des Veranstaltungs- und Prüfungsmanagements in KLIPS 1 bis zum Sommersemester 2017 erfordert eine Synchronisation der Studierendenstammdaten zwischen KLIPS 2.0 (seit Dezember 2014 datenführend) und KLIPS 1. Die TU Graz hat zu diesem Zweck die sog. HIS-SOS-Schnittstelle entwickelt. Die im Dezember 2014 bereitgestellte Version der Schnittstelle wies eine Reihe von Fehlern bzw. Unzulänglichkeiten auf:

  • Fehlerhafte Übertragung von Förderschwerpunkten (Lehramt Sonderpädagogik)
  • Fehlerhafte Übertragung von Fachwechseln innerhalb von Mehrfachstudiengängen (2-Fach-Bachelor/-Master, Lehramt)
  • Fehlerhafte Übertragung von Parallelstudien
  • Keine Berücksichtigung von PO-Versionswechseln innerhalb eines Studiengangs

Zur Begrenzung der Auswirkungen dieser Fehler wurde die Schnittstelle Mitte Januar 2015 vorübergehend deaktiviert und ein Backup-Datenbestand in KLIPS 1 eingespielt, um eine Veranstaltungsbelegung/Prüfungsanmeldung der betroffenen Studierenden zu ermöglichen. Nach der Korrektur eines Großteils dieser Fehler wurde die Schnittstelle am 18. Februar 2015 wieder in Betrieb genommen. Nach wie vor nicht vollständig gelöst ist die Übertragung von Fachwechseln nach KLIPS 1. Die beiden Systeme handhaben diesen Prozess einfach zu unterschiedlich. Die TU Graz hat eine Korrektur bis Mitte April zugesagt.

Beitragsmanagement (SAP-Schnittstelle)

Der Datenaustausch zwischen SAP und KLIPS 2.0 zum Abgleich der Beitragszahlungen von Studierenden wurde planmäßig umgesetzt. Allerdings war die Fehlerquote bei der Zuordnung von Buchungen zu Matrikelnummern zu hoch für eine manuelle Korrektur. Ein verbesserter Zuordnungsalgorithmus konnte Mitte Februar 2015 in Betrieb genommen werden und die Zahl der Fehlbuchungen deutlich reduzieren. Die fehlerhafte Berechnung des Semesterbeitrags (u.a. für beurlaubte Studierende und Gasthörer) wurde durch die TU Graz Mitte Februar 2015 korrigiert.

Den Studierenden steht die Funktion "Semesterbeitragsstatus" in KLIPS 2.0 zur Verfügung, mit der sie den Eingang ihrer Zahlung überprüfen können.

Anbindung an das Identitätsmanagement (uniKIM)

Die Schnittstelle zur Übermittlung der Stammdaten aus KLIPS 2.0 an das Identitätsmanagement-System uniKIM wurde am 8. Januar 2015 in Betrieb genommen. Die Generierung von Smail-Accounts erfolgt ab diesem Datum automatisch. Die Abstimmung des Prozesses zum Versand von PIN-Codes (für die Aktivierung der Smail-Accounts) konnte allerdings erst Anfang Februar 2015 abgeschlossen werden.

Die komplizierte Handhabung einer relativ kleinen Personengruppe, der Bewerber/innen, die zu einem früheren Zeitpunkt an der UzK immatrikuliert waren, hat in diesem Zusammenhang für erhebliche Verunsicherung bezüglich des Standardprozesses gesorgt. An der Lösung der entsprechenden Problematik wird gearbeitet.

Hinterlegen von Drucksorten

Die Hinterlegung von Drucksorten im neuen System gestaltet sich schwierig. Dies liegt zum Teil an dem wenig komfortablen Tool, dass CAMPUSonline hierfür mitbringt. Zum anderen braucht der Prozess, von der Abstimmung mit den Fachabteilungen über die Beauftragung der TU Graz für die Erstellung von entsprechenden Datenbankviews bis hin Einrichtung der Drucksorte (wieder in Köln), einfach enorm viel Zeit. Noch dazu muss diese Schleife ggf. mehrfach durchlaufen werden, wenn das Ergebnis letztlich doch nicht den Anforderungen der Fachabteilungen entspricht.

Alles in allem führte dazu, dass bis Dato nur eine Handvoll Drucksorten umgesetzt werden konnte, darunter der Studierendenausweis, die Rentenbescheinigung und die Immatrikulationsbescheinigung; letztere können die Studierenden via Self Service abrufen.

Diese Erfahrungen aus der Inbetriebnahmestufe 1 bereiten uns Sorge im Hinblick auf die Hinterlegung der Drucksorten aus anderen Teilprojekten bis zum Wintersemester 15/16, insbesondere dem Prüfungsmanagement.

Hinsichtlich des Drucks der Studienunterlagen durch IT.NRW gab es ein Missverständnis zwischen UzK und TU Graz, das zu einer mehrwöchigen Verzögerung des Versands des "Leporellos" an Studierende geführt hat (von Mitte Februar zu Mitte März)

Bewerbungs- und Zulassungsverfahren für das Sommersemester 2015

Am 15.12.14 wurde das KLIPS 2.0-Bewerbungsportal für grundständige Studiengänge freigeschaltet. Dieser Weg war bis zu den Zulassungsverfahren ein steiniger, der die Fachabteilungen wie das KLIPS-Team stark gefordert hat. Im Folgenden kurz die signifikantesten Probleme und ihre Auswirkungen:

  • Die Bereitstellung von Funktionalitäten und die Behebung von Fehlern durch die TU Graz kam in vielen Fällen erst kurz vor oder im laufenden Verfahren. Dieser Umstand erzeugte hohen Zeitdruck in den Fachabteilungen und erschwerte eine hinreichende Schulung der Sachbearbeiter/innen.
  • Die Konfiguration des Systems durch die UzK – maßgeblich die Hinterlegung von Dokumentenanforderungsregeln, Rechtsbehelfsbelehrungstexten, Ablehnungs- und Ausschlussgründen und Fristen – konnte erst während des Verfahrens abgeschlossen werden und erfolgte daher unter hohem Zeitdruck. Die unvollständige Konfiguration hat u. a. zum automatischen Versand zum Teil irreführender E-Mails und zu nicht vollständigen Bewerbungen geführt. Ein Anlass für Frust bei den Sachbearbeiter/inne/n und sehr ärgerlich im Hinblick auf die Kommunikation mit den betroffenen Bewerber/inne/n.
  • Der Umgang mit Mehrfachstudiengängen hat sich an verschiedenen Stellen als schwieriger erwiesen als erwartet: Die Erfassung von Fachwechseln beansprucht im Vergleich zu KLIPS 1 deutlich mehr Zeit und Kombinationen von Teilzulassungen aus unterschiedlichen Bewerbungsanträgen sind momentan nur durch eine manuelle Nacherfassung einer entsprechenden Bewerbung durch die Sachbearbeiter/innen möglich. Hier müssen bis zum nächsten Verfahren, zu dem deutlich mehr Bewerbungen erwartet werden, noch Verbesserungen am System vorgenommen werden.
  • Der Austausch von Daten mit der Stiftung für Hochschulzulassung (DoSV, AntOn) war im Prinzip erfolgreich, allerdings gab es Probleme mit der Bewerberkommunikation (die DoSV-Bewerber/innen wurden nach der Studienplatzannahme via hochschulstart.de nicht über die Einschreibefrist bzw. die weiteren Schritte informiert).
  • Das automatisch beginnende iterative Nachrückverfahren nach dem Ende des Hauptverfahrens sorgte für Verwirrung, da die Verfahrensänderung gegenüber dem letzten Semester in den Fachabteilungen offenbar nicht hinreichend kommuniziert worden war.

Alles in allem müssen wir leider konstatieren, dass es im Akademischen Auslandsamt und im Studierendensekretariat z. T. zu großer Verunsicherung gekommen und viel zusätzliche Arbeit entstanden ist.
Für das nächste Bewerbungsverfahren versuchen die Fachabteilungen mit dem Projektteam und der TU Graz, einige Verbesserungen umzusetzen. In der Kürze der Zeit (bis Ende Mai 2015) wird allerdings nicht alles von der Liste mit Korrektur- und Verbesserungsforderungen umgesetzt werden können.

3 Status der Teilprojekte

Im Rahmen der Fachkonzept- bzw. Implementierungsphase wurden in den Teilprojekten die Anforderungen der UzK besprochen und die vertraglich vereinbarten Erweiterungen in Form von "Umsetzungsaufträgen" an die TU Graz übergeben. Dies ist in allen Teilprojekten bereits vollumfänglich erfolgt.

Nach Abschluss der Implementierung der geforderten Funktionalitäten durch die TU Graz sind die Teilprojektteams für Tests und Abnahme zuständig. Auch die Konfiguration der Software wird innerhalb der Teilprojekte durchgeführt.

Zum jeweiligen Arbeitsstand und den nächsten Schritten in den Teilprojekten finden sie nachfolgend weitere Informationen (bitte die einzelnen Listenpunkte anklicken).

Teilprojekte Basis-IT und Basis-Ressourcen

Das Teilprojekt Basis-IT stellt die technische Infrastruktur für KLIPS 2.0 an der Universität zu Köln bereit. Im Jahr 2014 wurde neben den bestehenden KLIPS 2.0-Instanzen ein zusätzliches Schulungssystem in Betrieb genommen, um eine überschneidungsfreie Durchführung von Maßnahmen zu ermöglichen. Parallel erfolgte der Ausbau des Produktivsystems (Ausbaustufe II) zur Vorbereitung des Pilotbetriebs. Anhand der Ergebnisse weiterer Lasttests wird Anfang des kommenden Jahres entschieden werden, ob ein weiterer Ausbau (Ausbaustufe III) für den Vollbetrieb erforderlich ist.

Im Teilprojekt Basisressourcen wurden die Arbeiten zur Anbindung von KLIPS 2.0 an das zentrale Identitätsmanagement (uniKIM) koordiniert. Die Anbindung ermöglicht einen Login von Studierenden und Beschäftigten mittels Smail-- bzw. Uni-Account. Die automatische Generierung von Smail-Accounts im Anschluss an eine Einschreibung in KLIPS 2.0 wurde im Januar 2015 aktiviert.
Darüber hinaus hat das Teilprojekt die Koordination der Stammdatenmigration sowie der Inbetriebnahme der HIS-SOS-Schnittstelle übernommen. Beide Arbeitspakete erwiesen sich als sehr komplex – entsprechend gab es deutliche Verschiebungen im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan.
2015 wird das Teilprojekt die Leistungsdatenmigration für die Humanmedizin und das Staatsexamen Jura unterstützen.

Teilprojekt Bewerber- und Zulassungsmanagement

Das Teilprojekt Bewerber- und Zulassungsmanagement hat mit der erfolgreichen Eröffnung des Bewerbungsverfahrens und der Durchführung des ersten Zulassungsverfahrens einen großen Teil seiner Aufgaben erledigt.

Zusätzlich zu den für 2014 geplanten Arbeitspaketen wurde kurzfristig auch die Anbindung an das Portal der Stiftung für Hochschulzulassung zur Teilnahme am Dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) umgesetzt.

Für das laufende Jahr stehen die Umsetzung der Nach- und Verbesserungen für das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren an erster Stelle. Darüber hinaus sind noch zusätzliche Erweiterungen von KLIPS 2.0 durch die TU Graz seitens der UzK abzunehmen. Die Umsetzung des Sollprozesses zur Masterbewerbung muss 2015 vorbereitet werden, damit die TU Graz diesen bis Ende 2016 implementieren kann.

Teilprojekt Studierendenmanagement

Neben der Konfiguration von KLIPS 2.0 und der Koordination der Stammdatenmigration (bis zur Übergabe an das Teilprojekt Basis-Ressourcen) bildete die Umsetzung des Konzeptes zum Gebührenmanagement (KLIPS 2.0/SAP) einen Schwerpunkt der Arbeit im Teilprojekt Studierendenmanagement. Die Implementierung und Inbetriebnahme der SAP-Schnittstelle erfolgte in Zusammenarbeit mit dem SAP Competence Center (Dezernat 6). Die Schnittstelle wurde am 18. Dezember 2014 in Betrieb genommen. Auch dieses Teilprojekt wird bis zum Sommer mit Nacharbeiten der Inbetriebnahme und Prozessverbesserungen beschäftigt sein. Erst dann wird eine vollständige Übergabe aus der Projektstruktur in den Regelbetrieb möglich sein.

Teilprojekt Studien- und Prüfungsordnungen / Curriculum Support (SPO/CS)

Das Teilprojekt SPO/CS begleitet seit dem Abschluss der Fachkonzeptphase die Abbildung von Studien- und Prüfungsordnungen durch das KLIPS-Team. Die Entwicklung zusätzlicher SPO-Funktionen (z. B. zur Unterstützung der spezifischen Vorgaben für die Notenberechnung in bestimmten Studiengängen) durch die TU Graz wird im Teilprojekt koordiniert.

Eine für den Bereich Veranstaltungsmanagement wesentliche strukturelle Erweiterung von KLIPS 2.0 (m:n-Relation zwischen Veranstaltungen und SPO-Elementen) wurde ebenfalls im Teilprojekt SPO/CS konzipiert und abgenommen.

Nochmals aufgegriffen wurde Anfang 2015 der Diskussionspunkt "Modulkennungen". Das Thema wurde in den Lenkungsausschüssen der Modellakkreditierung und des Projekts MCM nochmals grundlegend diskutiert. Die aktuelle Beschlussfassung ermöglicht der Philosophischen Fakultät eine Vergabe von Kennungen, die – zusammen mit den entsprechenden Filtermöglichkeiten in KLIPS 2.0 – den fakultätsspezifischen Prozess der Veranstaltungsplanung besser unterstützen.

Teilprojekt Veranstaltungsmanagement (VM)

Das Teilprojekt Veranstaltungsmanagement hat nach dem Abschluss der Konfiguration von KLIPS 2.0 die erste Phase des einjährigen Pilotbetriebs im Bereich Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement intensiv begleitet (Unterstützung der Veranstaltungseingabe und -belegung, Durchführung des Vergabeverfahrens zum Vorbereitungsmodul).

Die Tests des Anforderungsbündels Beleg- und Vergabeverfahren konnte im März 2015 noch rechtzeitig vor dem Start der Belegphase in KLIPS 2.0 erfolgen. Auch die Inbetriebnahme der ILIAS-Schnittstelle wird bis zur Veröffentlichung der Vergabeergebnisse am 31.03.15 aller Voraussicht nach erfolgen können.
Aktuelles Arbeitspaket im Teilprojekt ist die "Generalbelegung" der Medizin. Diese spezielle Form der "Sammelbelegung" der Medizinischen Fakultät soll rechtzeitig bis zum Beginn des WS15/16 für die UzK angepasst und einsatzfähig sein.

Teilprojekt Prüfungsmanagement (PM)

Im Teilprojekt Prüfungsmanagement wurden alle funktionalen Umsetzungsaufträge fertiggestellt. Seit November 2014 beschäftigt sich das Teilprojekt primär mit der Konfiguration von KLIPS 2.0 (Studierendensicht/Prüfungsamtssicht, Rechteumfang von Prüfer/inne/n) sowie mit der Spezifikation von Drucksorten (Transcript of Records, Zeugnis, Leistungsnachweis etc.).

Sowohl im Bereich der Drucksorten als auch bezüglich der Unterstützung fakultätsspezifischer Prozesse (Zulassung zum Prüfungsverfahren von WiSo und Jura; veranstaltungsgebundene Modulprüfungen der Philosophischen Fakultät) stehen auch 2015 noch intensive Diskussionen an.

Das Teilprojekt wird darüber hinaus die Leistungsdatenmigration (siehe Teilprojekt Basis-Ressourcen) begleiten.

Teilprojekt Lehrraummanagement (LRM)

Nach der hochschulinternen Abstimmung zum Sollprozess Lehrraumvergabe hat das Teilprojekt Lehrraummanagement seine Arbeit aufgenommen. Für die Planung zum Sommersemester 2016 hat Abt. 54 einen Pilotbetrieb der Lehrraumvergabe mit KLIPS 2.0 angeregt. Die Konsolidierung der gesamten Lehrraumvergabe in KLIPS 2.0 wird voraussichtlich erst Ende 2015 (für das Wintersemester 2016/17) erfolgen.

Support-Teilprojekte (STP)

Die Entwicklung eines Betriebs- und Sicherheitskonzeptes – das u.a. als Anlage einer Dienstvereinbarung dienen soll – in Zusammenarbeit mit Abt. 32 und dem KLIPS-Team erfordert mehr Zeit als geplant. Das Betriebs- und Sicherheitskonzept soll mit Unterstützung der DFN-Cert Services GmbH bis zum 31.10.2015 fertiggestellt werden. Die Dienstvereinbarung für KLIPS 2.0 wird daher zunächst auf drei Monate befristet (bis zum 30.06.2015) geschlossen.

Das Support-Teilprojekt Dokumentation und Schulungen hat zur Absicherung einer flächendeckenden Qualifikation der Beschäftigten ein Schulungskonzept basierend auf Multiplikator/inn/en entwickelt (TU Graz schult die Teilprojektmitglieder, diese die Multiplikator/inn/en und jene wiederum die Fachanwender/innen), Schulungsunterlagen erstellt und die Organisation von Schulungen unterstützt.
Geschult wurden vor allem Beschäftigte in Fakultäten/ZfL und Verwaltung, aber auch studentische Berater/innen der Fachschaften. Die Teilprojektmitglieder aus Fakultäten und ZfL spielen als Trainer/innen eine zentrale Rolle für das Schulungskonzept.
Darüber hinaus wurde die Online-Hilfe für KLIPS 2.0 (klips2-support.uni-koeln.de) geplant und umgesetzt. Die Online-Hilfe enthält als zentrale Anwenderdokumentation Informationen und Anleitungen zu allen bereits genutzten Applikationen in KLIPS 2.0 (Studierendenmanagement, Bewerber- und Zulassungsmanagement, Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement) und verfügt über eine zielgruppenorientierte Struktur.

Weitere teilprojektübergreifende Themen

Die Implementierung der Unterstützung von Mehrfachstudiengängen ("n-beinige Studiengänge") durch die TU Graz wurde erfolgreich abgeschlossen. Die strukturelle Unterscheidung zwischen Studiengängen und Teilstudiengängen berührt nahezu alle Funktionsbereiche/Applikationen in KLIPS 2.0, was unter anderem im Rahmen der Stammdatenmigration (Teilprojekt Basis-Ressourcen), bei Bewerbung und Zulassung, während der Modellierung von Studiengängen und im Zusammenhang mit Abschlussdokumenten für Mehrfachstudiengänge (z. B. im Hinblick auf die Notenberechnung) deutlich wurde.

Die Abbildung der Studiengänge für den Master of Education wurde erfolgreich bis September 2014 abgeschlossen. Auch die Studiengänge der ersten Staffel der Modellakkreditierung sind nahezu vollständig im neuen System hinterlegt. Die insgesamt rechtzeitige Abbildung aller modellakkreditierten Studiengänge (bis September 2015) hängt sowohl vom Verlauf des Akkreditierungsverfahrens als auch von der Verfügbarkeit personeller Ressourcen ab (siehe Projektrisiken). Vor diesem Hintergrund wurde auf der Sitzung des Lenkungsausschusses MCM am 02. März 2015 eine Priorisierung der Studiengangsabbildung beschlossen, um das Risiko zu mindern, dass Fächer mit erwartbar hohen Studierendenzahlen nicht bis zum Start der zweiten Belegphase für das WS15/16 in KLIPS 2.0 abgebildet sind.

Seit der Inbetriebnahme des Bewerbungs- und Studierendenmanagements sowie durch die Pilotphase haben sich erwartungsgemäß Change Requests angesammelt. Die Zahl ist jedoch in einigen Bereichen so hoch, dass sie absehbar nicht bis zum Start des Vollbetriebes durch die TU Graz umgesetzt werden können. Hier wird die Hochschule nach erfolgter Aufwandabschätzungen der TU Graz priorisieren müssen – auch teilprojektübergreifend. Die Ressourcen der TU Graz reichen für eine komplette Umsetzung aller neuen Anforderungen nicht aus.
Für die Anwender/innen bedeutet das, dass sie zum Teil noch bis 2016 auf erhoffte Prozessverbesserungen oder bessere Unterstützung durch das System warten müssen. Die Verhandlungen über den Projektplan unter Einbezug der Change Requests werden voraussichtlich bis Anfang April abgeschlossen sein.

4 Ausblick

Das Halten bestimmter essentieller Meilensteine im Jahr 2014 konnte nur durch hohen persönlichen Einsatz der Projektmitarbeiter/innen (UzK und TU Graz) und Beschäftigen in den Fachabteilungen erreicht werden. Die massive Überlastung von Mitarbeiter/inne/n ist allerdings keine vertretbare Planungsgrundlage. Für das Jahr 2015 wird sich das Projekt MCM daher auf die zwei wesentlichen Meilensteine (Vollbetrieb Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement, Leistungsdatenmigration Medizin/Jura) und die damit verbundenen Arbeitspakete konzentrieren.

Mit dieser Beschränkung geht eine gewisse Revision des Projektplanes einher. Die Projektleitung hat dem Lenkungsausschuss einen entsprechenden Vorschlag unterbreitet, um die bis zum Projektende im Juni 2016 erreichbaren Projektziele neu zu definieren.

Darüber hinaus erfordert ein Ausbau des Berichtswesens als zentrales Instrument einer strategischen Hochschulsteuerung ein tragfähiges Betriebsmodell für das Data Warehouse-System SuperX. Während die Bereitstellung von Daten im Rahmen des Projektes MCM geplant und umgesetzt wird, ist die Entwicklung des Betriebsmodells nur innerhalb eines separaten Projektes zu leisten.

Ein organisatorischer Schwerpunkt der Projektarbeit im Jahr 2015 ist die systematische Übergabe von Funktionsbereichen in den Regelbetrieb. Die Übergabe erfolgt an die beiden Betreiberteams (Team Campusmanagement/Abt. 32 bzw. KLIPS-Team) und ist daher in vielen Fällen abhängig von der Verständigung auf ein konkretes Betriebsmodell (siehe Betriebs- und Sicherheitskonzept). Nach aktuellem Projektplan startet die Übergabe der Teilprojekte im Sommer 2015 mit den TP Bewerbungsmanagement, Studierendenmanagement, gefolgt vom Veranstaltungsmanagement.

Das Prozessmanagement wurde seit der initialen Modellierung der Prozesse während der Sollkonzeptphase nur in geringem Maße berücksichtigt. Diesem Arbeitsbereich muss deutlich mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Nach der erfolgreichen Zusammenarbeit mit dem SAP Competence Center (Gebührenmanagement) steht 2015 die Zusammenarbeit mit dem Projekt Modellakkreditierung (Abbildung der modellakkreditierten Studiengänge) und dem Projekt Chipkarte (Prozessunterstützung Kartenmanagement durch KLIPS 2.0) im Vordergrund.

5 Projektrisiken

Das übergreifende Projektrisiko im Jahr 2015 ist die Personalsituation. In folgenden Bereichen decken die verfügbaren Ressourcen voraussichtlich nicht den Bedarf:

  • PO-Modellierung (Abbildung von Studiengängen
  • Fachanwendungsbetreuung/Support
  • Dokumentation/Schulung
  • Implementierung von Drucksorten (Prüfungsmanagement)

Die meisten dieser Bereiche betreffen das KLIPS-Team. Gemeinsam mit der Leitung des KLIPS-Teams wird die Projektleitung einen Vorschlag zur Ressourcenallokation entwickeln, der auch den andauernden Parallelbetrieb nach Projektende umfasst und in ein mittelfristiges Personalkonzept für das KLIPS-Team münden sollte.
Organisatorische Maßnahmen können die personellen Engpässe allerdings nur zum Teil ausgleichen. Für das Jahr 2015 sind zudem wegen der Befristung der Projektstellen (bis 01/2016 bzw. 06/2016) weitere Kündigungen und damit weitere Ressourcenengpässe vor Projektende zu erwarten, die ab Mitte 2015 nicht mehr durch Neueinstellungen kompensiert werden können.

Die z. T. dringend benötigten Verbesserungen (Change Requests) im Bewerbungs- und Zulassungsmanagement werden nicht alle bis Ende Mai 2015 und damit vor Beginn des nächsten Verfahrens umgesetzt werden können. Damit stehen die Fachabteilungen erneut vor einem Verfahren, das mit hohen Belastungen verbunden sein wird – zusätzlich zu den wesentlich höheren Bewerber/innen-Zahlen, die für das Wintersemester 15/16 erwartet werden. Eine Priorisierung der Change Requests (s. o.), eine zügige Umsetzung durch die TU Graz sowie ein enges Controlling des Projektfortschrittes können hier nur bedingt Abhilfe schaffen. Zudem werden die Fachabteilungen personelle Unterstützung erhalten. Gelingt eine Verfahrensverbesserung jedoch nicht rechtzeitig, muss mit erneuten Verzögerungen und ggf. Fehlern im Verfahren gerechnet werden.

Ein weiterer Risikofaktor ist die Abhängigkeit vom Projekt Modellakkreditierung. Dies betrifft sowohl die PO-Modellierung, deren Fortschritt unmittelbar vom Verlauf der Modellakkreditierung abhängt, den Parallelbetrieb als Aufwandsfaktor und die Leistungsdatenmigration (modellakkreditierte Studiengänge) ab Anfang 2016.

Auch die Projektkommunikation ist teilweise von einer erfolgreichen Kommunikation der parallelen Projekte (Modellakkreditierung und Chipkarte) abhängig. Durch diese Projekte verursachte Prozessänderungen werden in erster Linie im Rahmen des Campusmanagements spürbar. Unzufriedenheit auf Grund von mangelnder Information wird erfahrungsgemäß auf das System projiziert, und dieser Effekt gefährdet die Akzeptanz von KLIPS 2.0.
Unabhängig von weiteren Projekten der UzK müssen sowohl das Projekt Modellakkreditierung als auch das Projekt MCM die großen Anspruchsgruppen – Studierende und Lehrende – der Hochschule erreicht werden. Eine erfolgskritische Aufgabe, die beide Großprojekte vor eine Herausforderung stellt. Es wird nach Möglichkeiten gesucht, die Projektkommunikation in dieser Richtung zu unterstützen.

Im Hinblick auf die Erfahrungen mit der Migration von Stammdaten muss auch die Leistungsdatenmigration (Medizin/Jura) als riskantes Arbeitspaket betrachtet werden.

Ein weiteres Risiko ist die verspätete Fertigstellung eines Betriebs- und Sicherheitskonzeptes, die die Organisation der Übergabe in den Regelbetrieb und die Erstellung des o.g. Personalkonzeptes behindert.

Herausgeber

Universität zu Köln
Prorektorat für Lehre und Studium, Projekt MCM

Jan Eden (Projektleitung)
Dr. Katrin Sommer (stellv. Projektleitung)

Adresse:
Kerpenerstr. 15
50937 Köln

Köln, 31. März 2015