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Medien und Verfahren der Projektkommunikation

Das Projekt MCM informiert und kommuniziert mittels unten gelisteter Medien bzw. Verfahren. Die Inhalte speisen sich vorwiegend aus der Dokumentation der Projektarbeit und den Dokumenten, die zur Projektplanung und zum Projektcontrolling eingesetzt werden.

Die im Folgenden genannten Projektmedien umfassen den Bereich der Informations- und Kommunikationsmedien (abzüglich der Dokumente, die im Zuge der Dokumentation, der Planung und dem Projektcontrolling erstellt werden).

Print- und Onlinemedien

BezeichnungAdressatenkreisFrequenzVerantwortlich
Kölner Universitätszeitung (KUZ) und IT-Beilage der KUZStudierende, Lehrende, Mitarbeiter/innen der Fakultäten und des RRZK2 – 3x jährlichProjektteam
MitUns (Zeitschrift für die Beschäftigten insbes. der Universitätsverwaltung)Mitarbeiter/innen der Universitätsverwaltung2-3x jährlichProjektteam
Artikel in hochschulexternen Print- und OnlinemedienLeser/innenUnregelmäßigProjektteam
Pressemitteilungen der Universität (über zentrale Homepage)Alle Angehörigen der Universität1 – 2x jährlichProjektteam
Projektwebsite (www.mcm.uni-koeln.de)Alle Angehörigen der UniversitätMonatlichProjektteam
Newsfeed (mind. monatliche Updates)Alle Angehörigen der UniversitätMonatlichProjektteam
Projektnewsletter (geplant)Alle Abonnenten der Mailingliste "MCM-Newsletter"1x im QuartalProjektteam

Projektberichte

BezeichnungAdressatenkreisFrequenzVerantwortlich
ProjektberichteLenkungsausschuss und Rektoratzum Abschluss von Projektphasen oder zu erreichten MeilensteinenProjektleitung
ProjektstatusberichteFachausschussCa. 1x im QuartalProjektteam
Statusberichte aus den TeilprojektenProjektleitung (und Projektteam)alle 2-3 WochenTeilprojektleiter/innen

E-Kommunikation

BezeichnungAdressatenkreisFrequenzVerantwortlich
E-Mail(-Verteiler), Mailinglisten und gemeinsame Kalender (projektintern)Projektmitarbeiter/innen, Mitglieder der versch. Projektinstanzenbei BedarfProjektteam
Online-Befragungen (innerhalb der Hochschule)Studierende und Beschäftigte der UzKMax. 1x jährlich pro AdressatengruppeProjektteam

Sitzungen und Veranstaltungen

BezeichnungAdressatenkreisFrequenzVerantwortlich
Gremiensitzungen innerhalb des Projekts MCMUnmittelbar und am Projekt BeteiligteLt. GeschäftsordnungProjektleitung
Informationsgremium (geschlossen) und MultiprojektabstimmungMittelbar am Projekt Beteiligte Einrichtungen/Personen der UzK~ 1x im QuartalProjektleitung
Besuche von Sitzungen der Fakultätsgremien (weitere oder engere Fakultät)FakultätsgremienAuf EinladungProjektleitung
Teilnahme an Sitzungen von Interessenvertretern (AStA, Fachschaften, Personalräte)Interessevertreter/innen der UzKAuf EinladungProjektleitung
Projektworkshops oder Vorträge zu bestimmten Themen mit bestimmten Anspruchsgruppen/in bestimmten EinrichtungenVerschiedene Anwendergruppen des CampusmanagementsystemsNach Projektplan/bei BedarfProjektteam UzK und TUG
Information und Zuarbeit zu Veranstaltungen an der UzKVerschiedene Anwender- oder Interessengruppen an der UzKNach BedarfProjekteam
Gemeinsame Veranstaltungen mit verwandten Projekten, insbes. des Projekts Modellakkreditierung (geplant)HochschulöffentlichkeitNach BedarfProjektleitungen der jeweiligen Projekte
Vorstellung des Projekts in HochschulgremienSenat, Senatskommisionen, Concilium Decanale; IuK; LSKBei Bedarf / Auf EinladungProrektor, Projektleitung
Vorstellung des Projekts auf Tagungen und in ArbeitskreisenThemenspezifische Gruppen außerhalb der HochschuleAuf EinladungProjektteam

Bilaterale Gespräche

BezeichnungAdressatenkreisFrequenzVerantwortlich
Persönliche Gespräche/Korrespondenz mit Vertreter/innen von AnspruchsgruppenPersonalräte, Datenschutzbeauftragter Geschäftszimmer, Abteilungsleiter/innen, Projektmitarbeitern anderer ProjekteindividuellProjektleitung
Austausche zwischen einzelnen Projektbeteiligten und Mitarbeitern hochinterner oder externer EinrichtungenMittelbar am Projekt Beteiligte; HochschulexterneindividuellProjektleitung, Projektteam