Stakeholder
Neben der Universität zu Köln als dem formalen Auftraggeber des Projekts MCM lassen sich verschiedene "Stakeholder" innerhalb der Hochschule unterscheiden. Unter Stakeholdern verstehen wir Anspruchsgruppen oder Interessengruppen, die von den Entscheidungen einer Organisation, hier der Hochschule und des Projekts MCM, betroffen sind.
Jede dieser Gruppen hat eigene Anforderungen an das System und es ist erfolgsentscheidend, die unterschiedlichen Interessenlagen jeweils in angemessenem Umfang zu berücksichtigen.
Ferner bedeutet die Einführung von CAMPUSonline bzw. die Umstellung auf das neue Campusmanagementsystem für jede Anspruchsgruppe eine Änderung. Die Konsequenzen fallen jedoch je Anspruchsgruppe unterschiedlich aus. Nachfolgend werden daher die oben beschriebenen Projektziele bezogen auf die einzelnen Gruppen beschrieben.
Bewerber/innen und Studierende
Bewerber/innen erwarten einen einheitlichen Online-Bewerbungsprozess für sämtliche Studiengänge. Neben einer möglichst zeitnahen Bearbeitung von Anträgen ist den Bewerber/innen besonders wichtig, den aktuellen Status ihrer Bewerbung online abfragen zu können.
Studierende möchten ihr Studium zeitlich und örtlich flexibel planen. Dazu zählen primär eine Online-Anmeldung zu Veranstaltungen und Prüfungen sowie die Sichtbarkeit von Prüfungsergebnissen und des eigenen Studienverlaufs. Darüber hinaus wünschen Studierende klar geregelte Zuständigkeiten.
Verwaltung
Die Handhabung von Bewerber- und Studierendendaten obliegt innerhalb der Verwaltung insbesondere dem Studierendensekretariat (Abt. 22) und dem Akademischen Auslandsamt (Dezernat 9). Die hohe Zahl der Bewerber/innen und Studierenden in Köln erfordert einen hohen Automatisierungsgrad, der nur mit einfachen Standardprozessen zu erreichen ist. Im Projektverlauf muss daher eine sinnvolle Unterscheidung zwischen (automatisiert behandeltem) Standardfall und (manuell zu behandelndem) Sonderfall getroffen werden. Für die Stabstelle 01 (Planung und Controlling) ist die selbständige Aggregation von Daten im Rahmen von Berichten relevant.
Fakultäten und ZfL
Für die Mitarbeiter/innen der Fakultäten und des ZfL stehen unterschiedliche Anforderungen im Vordergrund: Aus Sicht von Lehrenden und Beschäftigten in den Geschäftszimmern/Sekretariaten darf der Verwaltungsaufwand rund um Veranstaltungen und Prüfungen nur einen kleinen Teil der gesamten Arbeitszeit beanspruchen. Darüber hinaus sollten die Anforderungen moderner Lehrveranstaltungen (E-Learning) berücksichtigt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit unterstützt werden.
Die Prüfungsämter benötigen dagegen – wie die zentrale Verwaltung – Massenverfahren für die Abwicklung von Prüfungen. Studiengangkoordinator/innen schließlich wünschen eine Unterstützung bei der Planung des Lehrangebots, sowohl im Hinblick auf Überschneidungsfreiheit/Studierbarkeit als auch bei der Nutzung von Raumressourcen.
Betreiberteams
Aktuell gibt es innerhalb der Universität zu Köln zwei Betreiberteams – die Abteilung 32 (Informationstechnologie) des Dezernats 3 (Organisation, IT, Einkauf) sowie das KLIPS-Team innerhalb des Prorektorates für Studium und Lehre. Im Rahmen des Projektes soll die gemeinsame Zuständigkeit in ein homogenes und transparentes Betriebsmodell überführt werden.