Projektablauf
Die Universität zu Köln und die TU Graz haben sich auf einen Ablauf zur Erstellung des Gesamtsystems (KLIPS 2.0) geeinigt. Je Teilprojekt gibt es dabei folgende Phasen:
Die gemeinsame zeitliche Projektplanung umfasst diese verschiedenen Phasen der Produkteinführung (mit darunter liegenden Arbeitspaketen) und Meilensteine, an denen bestimmte Arbeitsergebnisse vorliegen oder bestimmte Prozesse abgeschlossen sein sollen. Relevante Änderungen an diesem Plan werden einvernehmlich vorgenommen und in die Projektkommunikation einbezogen.
Im Projektplan, den die Teams in Graz und Köln gemeinsam pflegen, sind jedem Teilschritt der Softwareeinführung über die gesamte Projektlaufzeit konkrete Arbeitspakete mit Anfangs- und Endpunkten zugeordnet. Er dient als vollständiger "Wegweiser" für die Arbeiten in den Teilprojekten, für Tests, Schulungen, Abnahmen usw. Zusätzlich liefert dieser Plan die Eckdaten für die Abrechnung nach Aufwand, da im Projektplan auch die Personentage, die jedem Arbeitsschritt zugrunde liegen, vermerkt sind (eine vereinfachte Darstellung dieses Projektplans finden Sie in der Grafik rechts).
Übergang in den Regelbetrieb
Die Einführung von KLIPS 2.0 begann formal mit dem Vertragsabschluss im März 2012 und wird voraussichtlich im zweiten Quartal 2016 abgeschlossen sein. Der Regelbetrieb von KLIPS 2.0 ist ab dem Sommersemester 2016 geplant.
Während der jeweils sechsmonatigen Phase nach Inbetriebnahme ("Go Live") der einzelnen Module begleitet die TU Graz die Universität zu Köln. Zusätzlich werden die Systemadministratoren der Universität zu Köln bei Bedarf durch die jeweiligen Experten (Performance, DBA, …) der TU Graz unterstützt.
Für den Regelbetrieb haben die Universität zu Köln und die TU Graz die Einrichtung einer Betriebskoordinationsgruppe vereinbart, bestehend aus verantwortlichen Vertreter/inne/n für den Betrieb des Campusmanagement-Systems in Köln sowie dem Kundenbetreuer/Betriebskoordinator der TU Graz. Die Betriebskoordinationsgruppe wird sich nach Bedarf, jedoch mindestens einmal im Quartal, treffen bzw. Videokonferenzen durchführen.